Seit einigen Jahren arbeite ich immer wieder mit Models – für konzeptionelle Portraits, freie Projekte, Ausstellungsserien. Was mit ein paar Instagram-Nachrichten anfing, ist über die Zeit ziemlich unübersichtlich geworden: Kontaktverläufe verteilt über WhatsApp und Instagram-DMs, Notizen in einer App, Verträge als PDF irgendwo im Downloads-Ordner. Und ausgerechnet die sensibelsten Daten – unterschriebene Model-Release-Verträge mit echten Namen, Adressen, Geburtsdaten – lagen genauso verstreut wie der Rest.
Also habe ich mir ein eigenes, kleines Werkzeug dafür gebaut. Kein Produkt, nichts zum Verkaufen – nur für mich und meinen Ablauf. Und weil ich kein Backend-Entwickler bin, habe ich es zusammen mit Claude Code gebaut.
Warum nicht einfach ein fertiges Tool?
Es gibt fertige Model-Release-Apps. Die habe ich mir angesehen – und wieder verworfen. Verträge, Kontaktdaten und Unterschriften echter Menschen bei einem US-Anbieter in einer Consumer-Cloud abzulegen, wollte ich nicht. Jetzt läuft alles auf meinem eigenen Server – demselben, auf dem auch diese Webseite liegt –, mit eigener Datenbank und eigenem, abgesichertem Login. Ich weiß genau, wo die Daten liegen, wer rankommt und wie sie geschützt sind.
Wie die Zusammenarbeit ablief
Ich habe erst in eigenen Worten beschrieben, was ich brauche: eine Liste meiner Models mit einem klaren Status – vorgemerkt, angeschrieben, geantwortet, Termin, Shooting erledigt –, dazu Verträge mit digitaler Unterschrift und ein Moodboard zum gemeinsamen Sammeln von Referenzbildern vor einem Shooting. Aus dieser ersten Beschreibung wurde ein richtiger Plan mit Phasen: erst ein sicherer, leerer Admin-Bereich mit Zwei-Faktor-Anmeldung, danach die Model-Verwaltung, dann die Verträge, zuletzt die Moodboards.
Jede Phase wurde gebaut, ich habe sie ausprobiert und direkt Rückmeldung gegeben – „das Geburtsdatum sollte ein Dropdown sein, kein Kalender", „ich will das auf der Seite selbst bearbeiten, ohne extra Formular" – und weiter ging's. Kein Lastenheft im Voraus, sondern ein Gespräch, das sich mit jedem Durchgang geschärft hat.
Am meisten überrascht hat mich das Tempo. Der komplette Grundaufbau – sicherer Login mit Zwei-Faktor, Model-Verwaltung, Verträge mit iPad-Unterschrift und Moodboards – stand an einem einzigen Tag. Kein Vergleich zu einem Freelancer-Projekt, das ich sonst hätte ausschreiben und wochenlang abstimmen müssen.
Hinweis: Die Screenshots in diesem Beitrag zeigen frei erfundene Beispieldaten – „Mira Sommer" gibt es nicht. Echte Models, echte Kontaktdaten und echte Verträge bekommt außer mir niemand zu sehen.
Sicherer Zugang
Alles beginnt mit der Anmeldung: Passwort plus Code aus einer Authenticator-App, bei jedem Login, auf jedem Gerät. Zu viele Fehlversuche sperren den Zugang für eine Weile, jeder Versuch wird protokolliert. Vertraute Geräte kann ich für ein paar Wochen merken, damit ich nicht bei jedem Öffnen auf dem iPad neu tippen muss.
Die Pipeline
Herzstück ist die Model-Übersicht: eine Pipeline von „vorgemerkt" über „angeschrieben" und „geantwortet" bis „Shooting erledigt" oder „aktiv". Ich sehe auf einen Blick, wen ich zuletzt angeschrieben habe, wer noch nicht geantwortet hat und wessen Vertrag noch offen ist. Mit der Zeit sind da über hundert Models zusammengekommen – in einer Notizen-App wäre das längst nicht mehr zu überblicken.
Alles an einem Ort
Auf der Detailseite eines Models steht wirklich alles: Kontaktdaten, der bisherige Kontaktverlauf, der Shooting-Termin mit Kalender-Export, laufende Verträge, Moodboards – und ein Status-Knopf für jeden Schritt der Pipeline. Sensible Angaben wie Telefonnummer, Adresse oder Geburtsdatum liegen in der Datenbank verschlüsselt, nicht im Klartext.
Verträge – digital, mit Unterschrift auf dem iPad
Der Teil, der am meisten Sorgfalt gebraucht hat. Aus den Optionen – Art der Aufnahmen, Mindestanzahl Fotos, Sedcard-Freigabe, Gewinnbeteiligung – erzeugt das Tool automatisch einen fertigen Vertrag mit fortlaufender Freigabe-Nummer. Das Model bekommt vorab einen Link zum Lesen, ganz ohne eigenen Account, und kann sich den Vertrag in Ruhe ansehen. Beim Shooting gebe ich denselben Link für die Unterschrift frei: zwei Unterschriftenfelder auf dem iPad, Zeitstempel, IP-Adresse und Gerätehinweis werden automatisch mitgespeichert. Das fertige, unterschriebene PDF liegt verschlüsselt auf dem Server – sonst nirgendwo.
Moodboards zum gemeinsamen Pinnen
Vor jedem Shooting sammeln wir Referenzbilder, Farbpaletten, Notizen zur Stimmung. Dafür gibt es ein digitales Pinboard pro Shooting: Bilder per Upload oder Link reinziehen, frei anordnen, mit dem Apple Pencil direkt draufzeichnen. Über einen zweiten Link kann auch das Model mitpinnen, ganz ohne eigenen Zugang – ich sehe danach, was von wem kam.
Kleine Helfer
Ein paar Dinge, die sich erst im Gebrauch ergeben haben: eine tägliche Erinnerungsmail, wenn ich jemandem seit ein paar Tagen geschrieben, aber noch keine Antwort bekommen habe. Ein Import für alte, bereits unterschriebene Verträge – das Tool liest die PDFs aus und schlägt die Felder vor, ich muss nur noch bestätigen. Und, fast beiläufig: eine kleine KI-Unterstützung beim Formulieren der ersten Nachricht an ein neues Model. Das Tool, das mit Claude gebaut wurde, nutzt an einer Stelle selbst wieder Claude.
Was ich mitgenommen habe
Wie schnell es ging, hat mich am meisten überrascht – aber fast noch mehr, wie ernsthaft dabei auf Sicherheit geachtet wurde, ohne dass ich extra danach fragen musste: verschlüsselte Daten, ein Zugriffs-Protokoll, und die klare Regel, keine echten Model-Daten einzuspielen, bevor nicht noch einmal alles im Detail durchgesehen war. Für ein Werkzeug, das mit Verträgen und persönlichen Daten anderer Menschen arbeitet, war mir das wichtiger als jedes einzelne Feature.
Verkaufen will ich das Ganze nicht – es ist auf mich und meinen Arbeitsalltag zugeschnitten. Aber falls du dich auch fragst, ob man mit einem KI-Assistenten wie Claude ein eigenes, kleines Werkzeug für den eigenen Alltag bauen kann: Es geht – und deutlich schneller, als ich gedacht hätte.